據(jù)國(guó)外媒體報(bào)道稱，所謂“無(wú)紙化辦公”的概念早在多年前就已經(jīng)出現(xiàn)，但直到近幾年來(lái)智能手機(jī)、平板電腦以及眾多云計(jì)算、協(xié)同工作軟件的出現(xiàn)才開(kāi)始真正推動(dòng)這一概念走向主流。

 現(xiàn)狀堪憂

 有數(shù)據(jù)顯示，美國(guó)辦公室工作人員每年打印或者復(fù)印的紙張數(shù)量高達(dá)一萬(wàn)億張。如果再加上諸如收費(fèi)票據(jù)、發(fā)票、銀行賬單等這些專用紙張的話，這一數(shù)字甚至可以達(dá)到1.6萬(wàn)億張。

 1.6萬(wàn)億張紙是一個(gè)什么概念呢？

 如果我們將這些紙張從下至上堆疊在一起的話，他們的高度甚至是珠穆朗瑪峰的1.8萬(wàn)倍，幾乎可以覆蓋從地球到月球一半的路程。

 從這一角度來(lái)看，上周惠普宣布將以10.5億美元（約合70億元人民幣）價(jià)格收購(gòu)韓國(guó)三星電子公司打印業(yè)務(wù)的舉措也就合情合理了。惠普方面表示，這一收購(gòu)案將成為公司有史以來(lái)最大的打印業(yè)務(wù)收購(gòu)案，它將幫助公司打印業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型并且鞏固其在激光打印市場(chǎng)上的地位。

“目前，惠普在企業(yè)市場(chǎng)打印設(shè)備的份額不到5%，而這一收購(gòu)則將使得自己可以在新設(shè)備中整合來(lái)自三星的技術(shù)，并為公司創(chuàng)造出全新的發(fā)展機(jī)遇。”惠普公司一名發(fā)言人說(shuō)道。

 但平心而論，我們并不認(rèn)為這一傳統(tǒng)打印業(yè)務(wù)擁有無(wú)限美好的未來(lái)，因?yàn)閺默F(xiàn)在的情況看“無(wú)紙化辦公”的概念有望在不久后真正來(lái)到我們身邊。

 事實(shí)上，早在40年前我們就最早就提出了“無(wú)紙化辦公”的概念。在1975年的一期《商業(yè)周刊（Business Week）中，一名來(lái)自理特管理顧問(wèn)公司（ArthurD.LitTLe）的分析師就預(yù)計(jì)紙張?jiān)谵k公室的使用量將在1980年開(kāi)始逐漸減少，并在1990年代開(kāi)始徹底消失。

 但美國(guó)市場(chǎng)調(diào)研機(jī)構(gòu)InfoTrends公司董事約翰-肖恩（John Shane）表示，職場(chǎng)中“無(wú)紙化辦公”的分水嶺直到2007年才真正出現(xiàn)，因?yàn)榇撕笠荒曛屑彝ズ吐殘?chǎng)中打印紙張的數(shù)量首次出現(xiàn)了明顯下滑。另有數(shù)據(jù)顯示，最近五年來(lái)職場(chǎng)中對(duì)于紙張的使用量已經(jīng)出現(xiàn)了每年下降1-2%的穩(wěn)定趨勢(shì)。就拿2016年來(lái)說(shuō)，今年全年職場(chǎng)打印和復(fù)制紙張的預(yù)計(jì)數(shù)量相較2007年的頂峰期將迎來(lái)10%的下滑。

 應(yīng)該說(shuō)，這一趨勢(shì)的出現(xiàn)同諸如電子簽名技術(shù)以及平板電腦和移動(dòng)設(shè)備的普及都有著密不可分的關(guān)聯(lián)。但約翰-肖恩也指出，小型、中型企業(yè)在實(shí)現(xiàn)“無(wú)紙化辦公”理念方面顯得尤為落后，因?yàn)樗麄兪冀K無(wú)法高效的將自己的工作完全數(shù)字化。

 需要指出的是，紙張一直以來(lái)都是人們理想的辦公用品之一，因?yàn)檫@是目前唯一一種幾乎沒(méi)有重量、成本極為低廉、無(wú)需互聯(lián)網(wǎng)接入，且非常適合閱讀的輸入和顯示媒介。

 美國(guó)打印設(shè)備制造商施樂(lè)（Xerox Corp）高管安迪-瓊斯（Andy Jones）透露，施樂(lè)曾組建了專門團(tuán)隊(duì)用于研究人們樂(lè)于打印紙質(zhì)材料的原因所在。他們的研究發(fā)現(xiàn)“因?yàn)橛刑鄠鹘y(tǒng)規(guī)則和既定工作理念的存在，老牌企業(yè)在實(shí)現(xiàn)辦公理念轉(zhuǎn)變的時(shí)候會(huì)顯得十分困難”。

 而當(dāng)肖恩問(wèn)及這些企業(yè)員工“為什么要打印出那40%不一定需要打印的文件”這個(gè)問(wèn)題時(shí)，他們給出的答案也非常簡(jiǎn)單，那就是“他們喜歡紙張”。

 擁抱變革

 幸運(yùn)的是，如今已經(jīng)有越來(lái)越多的企業(yè)開(kāi)始接受這一變革。就拿農(nóng)林設(shè)備制造商Bahrns Equipment來(lái)說(shuō)，曾在這一公司工作了27年的員工透露，自己在1987年加入公司的時(shí)候全公司上下還只有一臺(tái)大型電腦，員工每個(gè)月大約只花5-10分鐘在上面操作。

“當(dāng)時(shí)我們會(huì)從Lotus 1-2-3中打印出報(bào)表，然后手工完成所有的剩余工作?！?/p>

 但現(xiàn)在，Bahrns Equipment的每一個(gè)技術(shù)工程師都會(huì)隨身攜帶一臺(tái)iPad或者智能手機(jī)來(lái)使用由Canvas Solutions為其開(kāi)發(fā)的專用軟件展開(kāi)工作。而且，這一系統(tǒng)在三年前的啟用已經(jīng)幫助BahrnsEquipment成功裁撤了傳統(tǒng)的文書(shū)崗位。

 雖說(shuō)現(xiàn)在依然有部分員工習(xí)慣于將材料打印出來(lái)，并在上面進(jìn)行標(biāo)記或者同他人進(jìn)行討論。但這一趨勢(shì)或許很快便會(huì)消失，因?yàn)槿乱淮浴皵?shù)字化”為根基的企業(yè)將完全拋棄傳統(tǒng)的紙張辦公形式。而且，隨著諸如Office 365和Google Docs這云協(xié)同處理工具的大行其道，我們或許有一天會(huì)突然意識(shí)到這樣的全新辦公方式才是未來(lái)趨勢(shì)所在。

 從歷史數(shù)據(jù)來(lái)看，紙張?jiān)诼殘?chǎng)環(huán)境的消亡或許需要一個(gè)漫長(zhǎng)的過(guò)程。因?yàn)殡m然近五年來(lái)職場(chǎng)中對(duì)于紙張的使用量已經(jīng)出現(xiàn)了每年下降1-2%的穩(wěn)定趨勢(shì)，但從規(guī)模而言這依舊是一個(gè)巨大的市場(chǎng)。

“我認(rèn)為這一趨勢(shì)的轉(zhuǎn)變還需要15-20年的時(shí)間，也就是當(dāng)伴隨著智能手機(jī)和數(shù)字圖片成長(zhǎng)起來(lái)的千禧一代開(kāi)始在企業(yè)中擔(dān)任高管職位的時(shí)候才會(huì)真正到來(lái)。到那時(shí)，我們則將徹底淪為辦公室革命中的‘老古董’?！毕M(fèi)市場(chǎng)權(quán)威調(diào)查機(jī)構(gòu)歐睿國(guó)際（Euromonitor）高管LooWee Teck最后說(shuō)道。